Opinião
O método PDCA e a sua produção
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No artigo de hoje gostaria de falar com vocês a respeito do método PDCA que gosto muito de aplicar tanto em uma linha de raciocínio, na gestão ou operação da minha cozinha.
A verdade é que esse método tem aplicabilidade em diversas situações – amplas ou isoladas –, sejam uma operação básica como o Mise en Place de todo santo dia, testes, planejamento e desenvolvimento de novos produtos, melhoria contínua de processos ou a gestão da qualidade total da sua empresa.
Também é possível verificar questões de desenvolvimento da receita diante de uma análise sensorial declinando ingredientes ou adicionando, rodando o PDCA sempre que necessário.
Mas afinal…. o que é, como funciona PDCA e como aplicar?
Antes de mais nada, o foco aqui é dar uma abordagem introdutória ao PDCA e, após isso, você poderá desenvolver a capacidade de adaptar esse conhecimento adquirido à sua realidade, aprofundando o tema e aplicando em processos isolados que precisam de melhorias, assim como em toda sua cadeia produtiva.
O PDCA pode ser rodado de forma cíclica e não precisa ter fim, eis a razão de ele ser o principal pilar da melhoria contínua (falei sobre isso aqui no MMB no artigo sobre 5S, em que menciono o método KAIZEN que agrega o sexto S, o SHUKAN).
O PDCA foi amplamente divulgado após 1951 por William Edwards Deming, famoso guru da qualidade e é dividido em quatro etapas que funcionam de forma dependente e devem ser realizadas com muita cautela, atenção e ampla divulgação aos agentes envolvidos.
As etapas são:
P (do inglês – Plan) = Planejamento
D (do inglês – Do) = Execução
C (do inglês – Check) = Verificação
A (do inglês – Act) = Atuar/Agir
Na primeira etapa de Planejamento (P), é onde ocorre a obtenção de toda a informação sobre determinado problema ou melhoria, análise do cenário e objetivos a serem alcançados.
Essa etapa é o “core” do PDCA. Um mal planejamento fatalmente lhe trará péssimos resultados e consequentemente perda de tempo. Algo que não queremos é perder tempo (tempo na área administrativa sempre se converte em dinheiro, “matéria-prima” de alto valor e irreparável), portanto, cabe nessa etapa planejar com muita atenção e sem pressa.
Um exemplo muito comum é quando uma confeitaria deseja alterar o design de um produto para que este dê um salto de vendas.
Nesse planejamento devem ser analisadas questões internas e externas que envolvem diretamente a produção do novo produto e a sua viabilidade, assim como seu mercado alvo e possível aceitação, traçando diretrizes de como isso deve ser alcançado passo a passo.
Você também pode ter como objetivo a alteração de estrutura de um bolo. Nesse exemplo, deverá traçar o “plano de ataque”, alteração do ingrediente da receita relativa ao objetivo, método de produção, tempo, temperatura e técnica e a definição do mise en place de ingredientes, utensílios e equipamentos necessários para a medição dos resultados.
Saindo do papel, vamos a próxima etapa que é a Execução (D). Aqui é onde se põe a mão na massa.
Todos os recursos que serão necessários para a execução do planejado, como, por exemplo, ingredientes e utensílios, devem ser adquiridos antes de iniciar a etapa de execução para que isso não seja um empecilho durante a condução das ações.
A forma como se conduz essa etapa é sistemática e restrita ao que foi proposto na etapa anterior, para que dessa forma seja possível observar resultados fiéis e necessários à próxima etapa.
Feito o planejamento (P) e colocado em prática (D), seja um novo produto na prateleira, uma nova receita ou um novo processo, é hora de validar o que foi realizado.
Para isso vamos acessar a penúltima etapa do ciclo PDCA que é Verificação (C).
Aqui você precisa ter um olhar crítico, verificar se tudo foi executado conforme proposto e coletar os dados alcançados pertinente ao planejamento.
Para isso, recomenda-se o uso de planilhas, em alguns casos testes comparativos, pesquisas e análise de vendas ou até equipamentos de medição dependendo do objetivo proposto.
Nos exemplos dados anteriormente, basta verificar o número de vendas do produto alterado diante de seu lapso temporal e, no segundo caso, medir a estrutura do bolo diante de uma observação empírica ou utilizando métodos científicos e tecnológicos em caso de escala industrial.
Aqui cabe a célebre frase de uns dos autores que mais gosto; “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado” [Peter Drucker]. Portanto, não basta anotar, deve-se checar!
Nesta última etapa, é hora de definir se o resultado foi alcançado ou se há a necessidade de rodar o ciclo PDCA mais uma vez. Essa é a etapa conhecida como Atuar (A).
Você irá atuar mantendo e repetindo o processo em contextos similares, pois obteve um resultado favorável ou irá atuar identificando as falhas e definindo novos planejamentos.
Essa etapa pode ser vista de outras formas segundo alguns autores. Por exemplo, pode ser uma etapa que consiste em um estudo mais aprofundado do problema, medindo, testando e pesquisando e a partir disso aprender com todo o processo e prognósticos. Isso ocorre muito em experimentos inéditos dos quais se aprende com os resultados.
Sabemos que problemas todas as organizações têm. Isso porque, para a Gestão da Qualidade, problema é um resultado indesejado. Assim, por exemplo, um resultado abaixo de uma meta estabelecida é um problema. Um alto índice de reclamações dos clientes é um problema. Problemas não devem ser negligenciados, devem sim ser tratados, gerenciados e eliminados quando possível.
O método PDCA auxilia muito e se aliado a ferramentas da qualidade em cada etapa de seu processo (MASP, 5W2H, Pareto, Ishikawa, diagramas, SWOT, 8D e relatórios) os resultados serão mais precisos e eficientes.
Em um próximo artigo podemos nos aprofundar nessas ferramentas de gestão que auxiliam muito os processos e a resolução de problemas.
Por fim deixo uma frase que nos ajudar a refletir sobre esse método:
Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito. [Pitágoras]
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